a.   Koszty środków smarnych
b.   Koszty pracy
c.   Koszty utylizacji odpadów
d.   Koszty filtrów
e.   Koszty badań laboratoryjnych
f.    Koszty przestojów spowodowanych niewłaściwa aplikacją nieodpowiednich środków smarnych

Przy składaniu zapytań ofertowych konieczne jest pełne zrozumienie ponoszonych kosztów. Dopiero pełna wiedza o ponoszonych kosztach powinna stanowić bazę do wygenerowania zapytania ofertowego. Niestety, często się zdarza, że w postępowaniu przetargowym na outsourcing usług smarowniczych porównywane są wyłącznie ceny poszczególnych środków smarnych i stawka roboczogodzinowa.

Ważne jest też, by firma wysyłająca zapytanie o serwis gospodarki smarowniczej miała już wstępną wizję, jak ten serwis miałby przebiegać, jakie będą kompetencje i odpowiedzialność firmy świadczącej usługę, jakie będzie umiejscowienie firmy w dotychczasowym systemie zarządzania oraz jakie będą zależności w organizacji. Takie działanie pozwoli na jasną i efektywną współpracę